Checador electrónico contra Excel: qué cambia en el registro de jornada
Compara un checador electrónico contra una plantilla de Excel para el registro de jornada que exige la LFT desde 2027. Ventajas y límites.
El Excel como checador de facto en las pymes
Un archivo de Excel llenado a mano sigue siendo, en la práctica, el checador más común entre las pymes mexicanas. Se incluye esta comparación porque conviene medir ese hábito contra lo que pide la ley.
Excel es una hoja de cálculo de propósito general. La página de precios de Microsoft 365 no ofrece ninguna plantilla ni función nativa de registro de entrada y salida. Cualquier checador en Excel es una plantilla manual construida por el usuario.
La suscripción Microsoft 365 Personal cuesta MXN$184.99 al mes o MXN$1,849.00 al año. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. Excel no se vende por separado como app independiente.
Qué exige la ley a partir de 2027
El patrón debe llevar un registro electrónico del inicio y fin de la jornada de cada trabajador. También debe entregarlo a la autoridad cuando lo pida. Esa obligación es exigible desde el primero de enero de dos mil veintisiete.
El artículo 132 de la LFT lista las obligaciones del patrón, entre ellas la de llevar el registro electrónico de la jornada. El checador existe para atender ese artículo.
En juicio corresponde al patrón probar la jornada, los días de descanso y el pago cuando tiene los documentos. Un registro faltante perjudica al patrón.
El patrón conserva los documentos de la relación laboral durante el plazo que marca la ley, incluido el último año y un año después de terminada la relación.
Lo que una hoja de cálculo no puede hacer
Excel no tiene geolocalización asociada a la suscripción. No puede validar dónde se capturó un dato.
Tampoco calcula horas extra de forma automática. Cualquier fórmula de horas extra debe construirla el usuario a mano.
No existe un formato de exportación para la STPS. Un archivo de Excel llenado a mano no trae folio, hash ni cadena de integridad.
Excel se usa en escritorio, web o app móvil como hoja de cálculo. No ofrece WhatsApp, Telegram ni hardware biométrico como canal de captura.
Lo que el checador registra y exporta
El checador registra cada entrada y salida con hora, zona horaria, ubicación y hash encadenado. Después lo exporta en el formato que pide la STPS.
Clasifica cada turno por su reloj y avisa cuando una mixta se convierte en nocturna. La jornada diurna corre entre las seis y las veinte horas; la nocturna entre las veinte y las seis.
Compara lo trabajado contra el tope del tipo de turno y marca el exceso como tiempo extraordinario. La jornada diurna tiene un máximo de ocho horas, la nocturna de siete y la mixta de siete y media.
Lleva el tope diario y semanal por año, exige autorización del supervisor y alerta al ochenta por ciento. Nunca bloquea una checada ni inventa una salida.
Faltas, descansos y prenómina
Cuenta las faltas injustificadas en ventanas de treinta días y avisa al llegar a cuatro. Nunca actúa por sí mismo. El patrón puede rescindir sin responsabilidad cuando el trabajador acumula más de tres faltas de asistencia en treinta días sin permiso ni causa justificada.
Detecta rachas de siete días trabajados y marca el descanso no otorgado. Por cada seis días de trabajo el trabajador disfruta de un día de descanso por lo menos, con goce de salario íntegro.
Marca el domingo trabajado en la prenómina con la prima que corresponde. Quien trabaja en domingo recibe una prima adicional de veinticinco por ciento sobre el salario ordinario.
Separa el festivo trabajado en la prenómina con su prima. Quien trabaja en un día de descanso obligatorio recibe, además del salario, un salario doble.
Precio y costo real de cada opción
La suscripción a Microsoft 365 Personal cuesta MXN$184.99 al mes o MXN$1,849.00 al año por usuario. Ese pago da acceso a la hoja de cálculo, no a un registro de jornada.
Sobre esa base hay que sumar el tiempo de captura, las fórmulas que alguien debe mantener y la revisión manual de cada archivo. Nada de eso queda firmado ni encadenado.
El checador registra la jornada con hash encadenado y la exporta cuando la autoridad la pide. Esa diferencia es la que separa una plantilla casera de un registro electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Excel sirve como registro electrónico de jornada?
Excel es una hoja de cálculo de propósito general. La página de precios de Microsoft 365 no ofrece ninguna plantilla ni función nativa de registro de entrada y salida. Cualquier checador en Excel es una plantilla manual construida por el usuario.
¿Desde cuándo es exigible el registro electrónico de jornada?
El patrón debe llevar un registro electrónico del inicio y fin de la jornada de cada trabajador y entregarlo a la autoridad cuando lo pida. Esa obligación es exigible desde el primero de enero de dos mil veintisiete.
¿Cuánto cuesta Microsoft 365 Personal?
La suscripción cuesta MXN$184.99 al mes o MXN$1,849.00 al año. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. Excel no se vende por separado como app independiente.
¿Una plantilla de Excel calcula horas extra?
No hay cálculo automático de horas extra en Excel. Cualquier fórmula de horas extra debe construirla el usuario a mano. El checador, en cambio, compara lo trabajado contra el tope del tipo de turno y marca el exceso como tiempo extraordinario.
¿Quién debe probar la jornada en un juicio?
En juicio corresponde al patrón probar la jornada, los días de descanso y el pago cuando tiene los documentos. Por eso el checador nunca bloquea una checada ni inventa una salida.
¿Cuánto tiempo se conserva el registro?
El patrón conserva los documentos de la relación laboral durante el plazo que marca la ley, incluido el último año y un año después de terminada la relación. El checador retiene el registro cinco años por omisión y nunca lo borra.